Behandling af persondataoplysninger

 

Langenæskirken og dens ansatte har i forbindelse med skriftlig eller elektronisk korrespondance med borgere i sognet som borgeren/dennes værge/sagsbehandler eller pårørende, pligt til at vedhæfte et link i kommunikationen til Langenæskirkens hjemmeside, hvor Langenæskirkens persondatapolitik ligger tilgængelig, eller i anden form, at orientere personen om, at vi i forbindelse med korrespondancen har modtaget oplysninger, der er underlagt Langenæskirkens persondatapolitik.

Orientering efter databeskyttelsesforordningen

Underretning om indsamling af personoplysninger

Vi har sendt dig et link i en elektronisk tekstmeddelelse til dette dokument eller sender dig dette brev, for at orientere dig om, at vi har modtaget oplysninger om dig. Oplysningerne er kommet os i hænde enten ved personlig henvendelse på kirkekontoret, ved henvendelse til Langenæskirken per brev eller elektronisk post eller meddelelse, eller telefonisk fra dig i egen person, din eller dine forældre, din værge, sagsbehand-ler, rådgiver, vejleder eller konsulent på dine vegne.

Efter databeskyttelsesforordningens[1] artikel 14 skal vi nemlig give dig en række oplysninger, når vi modtager oplysninger om dig.

De oplysninger vi skal give dig er følgende:

  1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
  2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren
  3. Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
  4. Kategorier af personoplysninger
  5. Modtagere eller kategorier af modtagere
  6. Hvor dine personoplysninger stammer fra
  7. Opbevaring af dine personoplysninger
  8. Retten til at trække samtykke tilbage
  9. Dine rettigheder
  10. Klage til Datatilsynet

 

I det nedenstående eller vedlagte bilag finder du en uddybning i forhold til de oplysninger, vi skal give dig.

Dette dokument er alene til orientering, og sagen giver ikke umiddelbart anledning til nogen sagsbehandling i forhold til dig.

 Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os. Du kan se vores kontaktoplysninger på følgende side.

 

Med venlig hilsen

Langenæs sogns menighedsråd

 

Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger mv.

1.      Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Langenæs sogns menighedsråd er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Langenæskirken

Kirkedammen 2

DK-8000 Aarhus C

CVR-nr.: 36294612

Telefon: 8614 7423

 

Mail: langenaes.sogn@km.dk

 

2.      Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:

  • På e-mail:  databeskyttelsesraadgiver(at)km.dk eller rpl@km.dk
  • På telefon:  33923968
  • Ved brev:   Kirkeministeriet, att. Rasmus Paaske Larsen, Frederiksholms Kanal 21,1220 København K

 

3.      Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

  • Behandling af dine personoplysninger følger alene af det formål de er leveret til.
  • Formål til behandling af dine oplysninger indenfor kirkeministeriets område.
  • Formål til behandling af dine oplysninger i forbindelse med arbejde der ved lov er pålagt et kirkekontor eller en kordegn.
  • Formål til behandling af dine oplysninger i forhold til opslag i registre under og i forbindelse med behandling af din sag i det offentlige.
  • Formål i forbindelse med varetagelsen af hverv i den danske folkekirke.
  • Formål i forbindelse med jobansøgning.
  • Formål i forbindelse med ansættelse.
  • Formål der er en direkte konsekvens af lovgivning, bekendtgørelser eller cirkulærer.
  • Formål der er reguleret af andre offentlige aftaler eller myndigheder som det kirkeministerielle område er underlagt.
  • Formål der er reguleret af den gældende arkivlov og love i denne forbindelse.

 

Legitime interesser, der forfølges med behandlingen

Som nævnt ovenfor sker vores behandling af dine personoplysninger delvist på baggrund af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. De legitime interesser, der begrunder behandlingen, er retten til at leve op til dansk lovgivning på det folkekirkelige område og indenfor den statslige forvaltning. Det er alene interesser som ligger indenfor behandlingen af dine data og altså ikke interessen for opbevaringen eller arkivering i forhold til et lokalt hensyn.

 

4.      Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

  • Vi behandler og opbevarer i en kortere periode dine oplysninger i en eller flere kategorier. Kategorierne af personoplysningerne, som vi behandler om den registrerede, er:

personoplysninger, der er indsamlet ved almindelig korrespondance og dækker over almindelige personoplysninger, oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser eller særlige kategorier af personoplysninger, der betragtes som følsomme personoplysninger.

 

5.      Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:

  • Videregivelse af personoplysninger foreligger kun når der er hjemmel i lovgivningen, hjemmel i sagsbehandlingen og det udtrykkeligt er defineret på baggrund af modtagelsen af de oplysninger som Langenæs sogns menighedsråd og ansatte herunder ligger inde med. Oplysninger videregives kun til politiet, andre offentlige myndigheder, rådgivere eller databehandlere, hvis det ligger implicit i formålet med erhvervelsen af oplysningen.

 

6.      Hvor dine personoplysninger stammer fra

Oplysningerne stammer fra den henvendelse vi har modtaget, og videre oplysninger findes kun hvis der foreligger et implicit behov for at tilføje manglende oplysninger. Dette behov er alene for at leve op til regler der vedrører den oprindelige henvendelse og ikke til internt brug. Oplysninger som vi kommer i besiddelse af gennem sagsbehandlingen må kun tilføjes, hvis der er et retsgrundlag herfor.

 

7.      Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger året ud efter modtagelse og derefter i 12 måneder, dvs. maksimalt 24 måneder.

Specielt om personoplysninger i forbindelse med sager vedrørende fødsel, død, faderskab og navneændring gælder de til enhver tid gældende regler om opbevaring og arkivering på området.

I nogle tilfælde kan det på henvendelsestidspunktet ikke være mulig at oplyse, hvor længe vi vil opbevare dine personoplysninger. Dog kan vi oplyse dig om, at vi vil lægge vægt på ikke at opbevare dem længere end de ovenstående kriterier tillader, når vi skal fastlægge, hvor længe dine oplysninger vil blive opbevaret.

 

8.      Retten til at trække samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

 

 

9.      Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. 

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

 

10. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

 


[1] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF. Af artikel 14, stk. 1, fremgår det, at den dataansvarlige skal give den registrerede en række oplysninger, når personoplysninger ikke indsamles hos den registrerede.